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此次优化紧密围绕学院整体战略目标，以“整合资源、理顺关系、精简机构、系统优化、提高效率”为重点，从部门设置、岗位分类、岗位编制设置、岗位职责四个方面优化学院行政机构，现行的13个部门整合精简为5个部门彩名堂APP软件，同时梳理部门职能和岗位配置，从而构建“机构精简、运转高效、协同顺畅”的学院行政机构。各部门须按照工作要求，梳理机构职能、明确岗位职责、开展制度流程建设；在学校开展科级干部聘任工作的同时，学院将适时启动院设岗位聘任和办公空间调整等工作。

其中在2023年10月，西北工业大学召开机构改革工作动员部署会，校党委书记李言荣提出，解决“三多”（机构、干部、管理人员均较多）问题不可能一蹴而就，要分步实施、转大弯不转急弯。但是，这次我们首先是要明确“三减”（减机构、减干部、减管理人员），“三减”中主要是减机关、强学院彩名堂APP软件，同时要强化机关与学院之间的双向交流，破圈层增活力。

更早前的2015年，山东大学实施管理机构改革，26个部门单位的“三定”方案共核定内设机构74个，比“三定”前减少39.8%，事业编制人员835人，减少15.2%，处级岗位107个，减少9.3%。加上之前已完成的两批10个单位，36个单位共核定内设机构111个，较“三定”前减少36.9%；事业编制人员1038人，减少14.6%；处级干部岗位156个，减少9.3%。